Wie der WWF Deutschland mit d.velop invoices for Microsoft 365 den Rechnungseingang digitalisiert

Wie der WWF Deutschland mit d.velop invoices for Microsoft 365 den Rechnungseingang digitalisiert
Wächst eine Organisation über Jahrzehnte, wachsen mit ihr auch die Anforderungen an die IT. Bei Non-Profit-Organisationen kommt eine Besonderheit hinzu: Jeder Euro, der nicht in der Verwaltung landet, steht direkt der eigentlichen Arbeit zur Verfügung. Trotzdem läuft die Rechnungsbearbeitung bei vielen gemeinnützigen Organisationen noch über Papierordner, E-Mail-Postfächer und mehrere getrennte Systeme.
Der WWF kennt diese Ausgangslage genau. Die Naturschutzorganisation ist nach eigenen Angaben in über 100 Ländern aktiv, mit rund 8.000 Mitarbeitenden weltweit. In Deutschland ist der WWF eine selbständige Stiftung mit rund 450 Mitarbeitenden und fast 300 Naturschutzprojekten weltweit. Die jährlichen Einnahmen und Spenden liegen bei über 100 Millionen Euro, 80 Prozent davon fließen in Projekt-, Kampagnen- und Aufklärungsarbeit, nur 7 Prozent sind Verwaltungskosten.

Genau diese Verwaltungskosten wollte das Team Finance and Procurement in enger Zusammenarbeit mit der IT beim WWF Deutschland, niedrig halten, um mehr Geld und Zeit für die Naturschutzarbeit freizusetzen. Deshalb hat der WWF seine Altsysteme abgelöst und bewegt sich seither in einem Kosmos: Microsoft Teams, SharePoint Online, Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und d.velop invoices for Microsoft 365 bilden die gemeinsame Basis, mit denselben Logins über Single Sign-on in allen Systemen.
Innerhalb dieses Projekts erwies sich ein Teilbereich schnell als besonders dringlich: die Eingangsrechnungsverarbeitung. Auf der Suche nach einem Partner, der möglichst viel aus einer Hand und revisionssicher abdeckt, wurde der WWF bei d.velop fündig. Mit d.velop invoices for Microsoft 365 hat der WWF Deutschland diesen Baustein umgesetzt.

Statt eines dreijährigen Großprojekts entschied sich der WWF für einen MVP-Ansatz: Ein Standard sollte innerhalb von sechs Monaten stehen und sich danach Schritt für Schritt weiterentwickeln. Die Anbindung an die Testumgebung war nach wenigen Stunden erledigt, die Bereitstellung nach zwei Tagen abgeschlossen. Den Go-live verschob der WWF dennoch von Oktober auf Februar, um das Risiko einer Systemumstellung nicht in die Spendensaison fallen zu lassen.
d.velop invoices for Microsoft 365 bettet sich direkt in SharePoint Online und Microsoft Dynamics ein, dort, wo die Mitarbeitenden des WWF ohnehin arbeiten. Von einer Bestellung aus springen die Mitarbeitenden direkt in die zugehörige Kreditoren- und Bestellakte im DMS und finden dort alle Dokumente zum Vorgang. Rechnungen liegen heute digital vor, Freigaben laufen nachvollziehbar über Workflows. Früher bedeutete das den Wechsel zwischen zwei oder drei Systemen, im ungünstigsten Fall die Suche nach der Papierrechnung im Archiv.
Über die bei WWF genutzten Anbindungen hinaus bietet d.velop mehr als 500 weitere Konnektoren zu anderen Systemen, darunter beispielsweise auch SAP.

Wie der WWF Deutschland dabei konkret vorgegangen ist und welche nächsten Schritte geplant sind, zeigen Marco Doods und Stephanus Schürmann von der d.velop AG in ihrem Vortrag beim M365 Summit.

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